Das digitale Format der Eigentümerversammlung bietet besonders in der Corona-Zeit eine praktische Alternative, um die Zusammenkünfte weiterhin unpersönlich stattfinden zu lassen. Doch sind digitale Eigentümerversammlungen per Video-Konferenz die erhoffte Lösung für zahlreiche Eigentümer und Verwalter?
Die Eigentümerversammlung
Die Eigentümerversammlung dient der Wohnungseigentümergemeinschaft zur Beschlussfassung, den Willen hinsichtlich der Hausverwaltung kundzugeben und der Entscheidungsfindung. Die WEG verläuft nach den demokratischen Prinzipien (Abstimmungsprinzip), wonach jeder Eigentümer zur Abstimmung berechtigt ist. In der Regel (§ 24 Abs. 1 WEG) erfolgt die Einberufung und Leitung der Versammlung durch den WEG-Verwalter.
Corona als Katalysator für die Digitalisierung
Schon vor Beginn der Corona-Pandemie haben viele Unternehmen begonnen ihre Kommunikation auf E-Mail oder Online-Versammlungen zu verlagern. Ziel war das finanzielle und zeitliche Einsparungspotential durch die Kommunikation über digitale Kanäle. Dabei diente die Corona-Pandemie als Treiber für die Digitalisierung und förderte die Nutzung digitaler Kommunikationstechnologien in nahezu allen Lebensbereichen. Sowohl Einzelpersonen als auch Unternehmen stiegen hinsichtlich der technischen Möglichkeiten im Homeoffice schnell auf die digitalen Lösungen um.
Gerade in der Corona-Krise zeigt sich, wie wichtig Investitionen in die Digitalisierung sind. Knapp 80 Prozent der Befragten erwägen eine dauerhafte Ausweitung von Homeoffice und virtuellen Meetings in ihrem Unternehmen. Das ergab eine Digitalisierungsstudie im Auftrag des Zentralen Immobilien Ausschusses (ZIA) im Sommer 2020. Folglich entstand für einen großen Teil der Immobilienwirtschaft der Bedarf an innovativer Software um bestehende Geschäftsprozesse und die Kommunikation zu digitalisieren.
Vorteile der digitalen WEG-Versammlung
Die digitale Eigentümerversammlung bietet gerade während der Pandemie entscheidende Vorzüge gegenüber der Verwalter und WEG-Mitglieder. Besonders hinsichtlich der Sicherheit aller Teilnehmer. Herkömmliche Video- und Konferenzplattformen ermöglichen die virtuelle Teilnahme an einer Eigentümerversammlung, bei der digitale Dokumente innerhalb eines virtuellen Raums mit den Teilnehmern geteilt und in Echtzeit bearbeitet werden können.
Um an einer Online-Eigentümerversammlung teilzunehmen, ist lediglich ein Endgerät mit Internetverbindung erforderlich. Das ermöglicht den Wohnungseigentümern und Verwaltern Flexibilität hinsichtlich der Terminfindung, schnelle Übermittlung von Dokumenten und der schnellen Beschlussfähigkeit. Des Weiteren könnte die virtuelle Eigentümerversammlung zu einer höheren Anwesenheitsquote unter den Teilnehmern beitragen und dazu dienen die Veranstaltungen schnell und einfach zu organisieren. So könnte sich der Alltag des Verwalters etwas angenehmer gestalten.
Herausforderung und Hürden der digitalen Eigentümerversammlung
Rechtliche Hürden wie das noch bestehende Wohneigentumsgesetz aus dem Jahr 1951, setzen die „körperliche Anwesenheit“ der Teilnehmer voraus. Damit liegt dem Eigentümer und Verwalter hinsichtlich der digitalen WEG-Versammlung ein rechtlicher Stein im Weg. Die WEG-Reform, die zum 1. Dezember 2020 in Kraft trat, sieht zwar keine reine Online-Versammlung für die Eigentümerschaft vor, erlaubt Ihnen jedoch die Möglichkeit an der Eigentümerversammlung per Video teilzunehmen. Zusätzlich dürfen nach einstimmiger Abstimmung der Eigentümerschaft, digitale Versammlungen stattfinden.
Rechtlich abgesichert sind die Eigentümer, wenn die Zulässigkeit der virtuellen Teilnahme in der Gemeinschaftsordnung festgehalten wird. Damit jedoch die Eigentümer ihr Stimmrecht ausüben können, müssen sie dies persönlich tun oder ihre Vollmacht übertragen. Doch die digitale WEG-Versammlung steht neben den rechtlichen Hürden noch vor weiteren Herausforderungen. Denn die Feststellung der Anwesenheit, der Datenschutz oder das technische Wissen der Eigentümer kann hinsichtlich der Nutzung digitaler Medien durchaus zum Problem werden.
Digitale Eigentümerversammlung planen – Wie gehe ich vor?
Eine Vielzahl an Online Tools bieten heutzutage die Möglichkeit einen virtuellen Versammlungsraum zu erzeugen, in dem sich die WEG-Versammlung ganz einfach von Zuhause aus starten lässt. Digitale Video-Plattformen wie Skype, Zoom oder Microsoft Teams unterstützen neben der Videofunktion auch das Teilen von Dokumenten, Kommentaren und Präsentationen. Um an einer virtuellen WEG-Versammlung teilzunehmen, müsst Du folgendes beachten:
1. Eine Plattform für das Erstellen des Meeting auswählen. Dabei sollten die Möglichkeiten der anderen Teilnehmer berücksichtigt werden (Technische Voraussetzungen, Kosten etc.)
2. Einen Account mithilfe der E-Mail-Adresse erstellen (Dazu einen sogenannten Avatar auswählen, um sich über die Plattform zu bewegen)
3. Die technischen Mittel sollten vor Beginn der Versammlung auf ihre Funktionalität geprüft werden (Laptop, PC, Mikrofon, Kamera)
4. Die rechtssichere Zulässigkeit der digitalen Versammlung sollte in der Gemeinschaftsordnung festgehalten werden
5. Alle Wohnungseigentümer sollten fristgerecht 2 Wochen vor der Veranstaltung in Textform eingeladen werden.
Um die Eigentümerversammlung in digitaler Form durchzuführen, empfiehlt es sich vorher hinsichtlich der Umsetzung mit dem Beirat abzustimmen. Vergewissere Dich vor Einberufung einer nicht öffentlichen Versammlung, das Du Datenschutztechnisch abgesichert bist. Tu dies in Rücksprache mit den anderen Eigentümern. Im Zweifel solltest Du Deinen Anwalt zurate ziehen, um juristische Folgen zu vermeiden.
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