Der Trend geht zum Smarthome – alles, vom Bügeleisen bis zur Heizung, ist digital vernetzt, mess- und regelbar. In Wohnanlagen können Techniker via Remote-Service das Datenmaterial von Aufzugsanlagen auswerten und Wartungen ausführen, Verbrauchswerte für Betriebsenergie oder Wasser fließen umstandslos in die Abrechnungssoftware.
Trotz Work 4.0 und Vernetzung sitzen in vielen Büros indes – gleichfalls in der abstimmungsintensiven Immobilienverwaltung – fortwährend noch E-Mail und Telefon als grundlegendes Verständigungsmittel fest. In dem Zusammenhang wäre die Kommunikation mit Messengern reichlich reibungsloser. Weniger E-Mails, weniger Telefonanrufe. Stattdessen können sich im selben Augenblick Innen- und Außendienst, Techniker, Kundenbetreuer und Juristen mühelos absprechen.
Was ein Business-Messenger können muss
Mietverträge, Protokolle von Eigentümerversammlungen, Abrechnungen, Einkommensnachweise – die Arbeit mit intimen Daten gehört in der Immobilienverwaltung zum Tagesgeschäft. Aufgrund dessen ist es wichtig, dass die verwendeten Messenger DSGVO-konform sind. Der Einsatz von WhatsApp ist infolgedessen im beruflichen Umfeld nicht zu empfehlen. Alternativen wie etwa Business-Messenger, sind insbesondere auf die Bedürfnisse von Firmen und Behörden abgestimmt.
Praktische Gruppenzuordnung von Mitarbeitern
Im Minimum müssen Business-Messenger vollständig datenschutzkonform sein. Einige bieten trotz alledem deutlich mehr Funktionen als andere: Beim SIMSme Geschäft der Deutschen Post existiert beispielsweise ein zentrales Steuerungstool. Der Administrator kann darüber Accounts an Angestellte vergeben, sie verschiedenen Klassen zuordnen und Security-Einstellungen regulieren. Mit ein paar Klicks können Mitglieder ebenfalls gelöscht werden, bspw., wenn ein Angestellter der Betrieb verlässt. Die Steuerung ist intuitiv, was bedeutet, dass das Team dafür weder IT-Kenntnisse noch Schulungen braucht.
Datensichere Krankmeldung mittels App
Besonders praktikabel: Die Applikation kann auf dem Tablet oder dem Rechner verwendet werden. Als Beispiel: Bei einer Schadensmeldung etwa macht der technische Service vor Ort ein Foto des Wasserschadens und übermittelt es an die Leitstelle. Der Angestellte im Backoffice kann die Datei mittels Drag-and-drop mühelos in die jeweilige digitale Akte verschieben. Auch die persönlichen Daten der Angestellten sind gesichert: Unzählige Arbeitnehmer fotografieren ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) und versenden diese als Bild via Messenger an die Personalabteilung. Die unternehmensinterne Weiterleitung einer AU mittels WhatsApp verstößt gegen den Datensicherheit. Im Gegensatz zu WhatsApp ist der digitale Versand der AU mit einem sicheren Business-Messenger unproblematisch und effizient. Krankmeldungen gehen mühelos an die jeweilige Abteilung und müssen nicht erst mittels Telefon oder E-Mail weitergeleitet werden.
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